Employee Journey Map: definición, etapas y su valor diferencial

Fuente: IV IMEX Empleado Lukkap

La experiencia que vive un empleado en su día a día laboral, influye en su nivel de compromiso, implicación, satisfacción y desempeño dentro de la organización, por lo cual, se recomienda contar con planes estratégicos enfocados en ellos. 

Las empresas que cuentan con un employee journey map trabajan directamente hacia este objetivo, mediante el diseño de un modelo de relación diferencial, el cual se adapta a las necesidades de sus empleados y, a su vez, se alinea con la estrategia de su negocio. Continúa leyendo para profundizar en el tema y los beneficios que se pueden alcanzar al implementar esta estrategia.

¿Qué es el employee journey map? 

El employee journey map es una herramienta dinámica y evolutiva del área de Recursos Humanos, enfocada en identificar, comprender y mejorar la experiencia del ciclo de vida que atraviesa cada empleado. Este inicia desde el primer momento de relación que vive la persona con la empresa, desde que es un candidato, y llega hasta que algún compañero sale de la compañía. 

El uso correcto de esta herramienta puede suponer un especial atractivo diferencial en el mercado de talento, contribuyendo positivamente en las estrategias orientadas en atraer y conservar a profesionales talentosos. Asimismo, cabe resaltar que, al tener bien identificadas las etapas y momentos clave, se puede llevar a cabo una medición de qué vive el empleado en cada una de ellas y luego se pueden diseñar distintos planes de mejora.

¿Cuál es la estrategia a seguir para su diseño?

Cada employee journey map varía según la empresa, dado que cada una de ellas cuenta con una realidad y necesidades distintas. El propósito de esta herramienta es identificar las etapas y momentos clave, los cuales se ajusten de manera personalizada a la estrategia del negocio, la experiencia que se desea generar, el modelo de relación que se desea emplear y la oferta de valor que se espera presentar a los empleados.

Para poder diseñar un journey customizado a la realidad de la empresa, lo primero es recoger información mediante entrevistas y workshops; se construyen los momentos de relación que hay en cada etapa y luego se validan con el equipo de Ex de la compañía para asegurar que se ajustan a la estrategia del negocio y de EX. 

Los pasos que debes seguir para crear un employee journey map son:

• Segmenta a tu plantilla: debido a la variedad de roles que pueden desempeñar los empleados durante la estancia en la empresa, una plantilla segmentada permitirá la personalización de los recorridos de cada uno.
• Elabora diversos mapas de viaje: e igual que respecto a la variedad de perfiles y roles dentro de la empresa, es necesario el diseño de mapas diversos que le brindarán al empleado una visión de guía para desempeñar cada una de sus funciones.
• Haz encuestas a tus empleados: para conocer el nivel de satisfacción y experiencia, es recomendable aplicar encuestas. Esta herramienta permite saber los aciertos y errores que la empresa haya cometido durante un lapso de tiempo.
• Supervisa en función de los comentarios: los comentarios de los empleados también servirán de base para mejorar el mapa de viaje de los empleados.
• Mide el éxito de tus empleados: el nivel de desarrollo de cada uno de los empleados se puede saber mediante el seguimiento de los KPI’s.

¿Cuáles son sus etapas?

Como ya hemos mencionado anteriormente, el employee journey map aporta su valor dada su adaptabilidad a la situación real y singular de cada empresa, por lo cual se segmenta todo este proceso en 4 etapas generales, las cuales, adicionalmente, contienen diferentes momentos clave que pueden variar, dependiendo la empresa. 

A continuación, presentamos estas etapas y los momentos claves más comunes: 

Entrada

• Incorporación/Onboarding: El acto de incorporarse a una nueva empresa, puede suponer un momento de incertidumbre para el nuevo empleado, es por ello que se recomienda diseñar un proceso de acompañamiento para el periodo que se considere apropiado. Durante este proceso, se debe preparar el ingreso del empleado, lo cual puede suponer, pero no se limita a actividades como ser: la entrega de las herramientas de trabajo, presentarlo al resto del equipo con el que vaya a trabajar o convivir, la asignación de un buddy, la creación de un canal de comunicación abierto, entre otras que se consideren apropiadas.
• Día a día: La relación que mantiene un empleado con el resto del equipo en su día a día puede influenciar mucho en su experiencia general con la empresa. Se recomienda implementar actividades que fomenten la interacción de los equipos y así mismo, trabajar en procesos que refuercen el sentido de pertenencia de los empleados.

Adaptación

• Día a día con mi responsable: Las interacciones diarias entre un empleado y su jefe, tiene un impacto muy importante en su experiencia general, por lo cual se aconseja que existan políticas internas que fomenten las reuniones semanales, que se mantengan canales de comunicación abierta y se reconozcan los logros.
• Momentos formales: Los momentos formales también influyen en el empleado, por lo cual se requiere que los jefes se encuentren capacitados en temas de liderazgo y comunicación, de modo en que ellos proporcionen de manera correcta retroalimentaciones que motive e inspire a su personal a cargo.

Desarrollo

• Acompañamiento vital: El conocer a cada colaborador de manera individual y poder involucrarse en su desarrollo personal, o incluso saber cómo brindar apoyo en su etapa vital particular, puede llegar a incrementar considerablemente su sentimiento de pertenencia de manera positiva. 
• Acompañamiento profesional: Dedicar tiempo específico para analizar la situación profesional del empleado es muy importante, dado que es el momento en el cual se puede evaluar el desempeño actual vs el deseado. Con este análisis, se puede proceder a brindar una retroalimentación profunda y bien sustentada, con el objetivo de orientar y asesorar a cada empleado en su propio desarrollo profesional. 
• Gestión del cambio: Contar con un plan de comunicación bien establecido, ayudará a transmitir e informar el alcance y razones de cualquier cambio que pueda llevarse a cabo dentro de la empresa. Este proceso es muy valorado por los empleados, ya que orienta y aclara dudas referentes a nuevos procesos, invitándolos a formar parte del cambio. 

Salida

• Desvinculación/Offboarding: A pesar de que este último momento se lleve a cabo durante la salida del empleado, este representa una oportunidad para que la empresa pueda obtener una última retroalimentación mediante una entrevista de salida. 

¿Por qué es importante la estrategia de Employee Journey?

Un estudio conducido por la Society for HR Management (SHRM), indica que el 69% de los empleados que vivieron un proceso de incorporación de manera positiva, tienen mayor probabilidad de permanecer dentro de la misma empresa por un periodo de 3 años. Cabe mencionar que estos resultados indican ser aplicados a todos los segmentos de empleados, sin importar la modalidad en que estos realicen su trabajo.

Asimismo, otro estudio demuestra que los empleados que indican tener una experiencia laboral positiva, tienen 16 veces más nivel de compromiso que el resto de los empleados que indican que su experiencia fue negativa. 

En conclusión, la implementación de esta herramienta estratégica puede representar una ventaja competitiva al crear un valor diferencial frente a otras empresas que no lo usan. Si la empresa se dedica a implementar mejoras en todos los puntos de dolor y oportunidad, es muy probable que los niveles de compromiso, implicación, satisfacción y desempeño del empleado incrementen y, consecuentemente, también lo hagan los niveles de productividad. 

Asimismo, cabe resaltar que el no obviar ninguna etapa del employee journey map puede tener un impacto considerable en las estrategias enfocadas en reducir los índices de rotación e incrementar el interés de candidatos talentosos.