Onboarding digital: cómo recibir a un empleado en remoto

Hoy en día, muchos profesionales teletrabajan. De hecho, el 16% de las empresas a nivel mundial son completamente remotas. Además, las previsiones apuntan a que, para 2028, tres de cada cuatro departamentos tendrán empleados a distancia. Ya sea por la búsqueda de una mayor flexibilidad laboral -generada especialmente a raíz de la crisis de la Covid-19-, o por una creciente globalización del talento -que permite acceder a candidatos de todo el planeta-, lo cierto es que el onboarding digital es cada vez más utilizado por las organizaciones. 

¿Qué es el onboarding digital? 

Cuando hablamos de onboarding digital nos referimos al proceso de orientar y guiar a los empleados a través de su primera interacción con la compañía. Esto incluye desde el momento en que el profesional conoce de su existencia, a través de una oferta de empleo, por ejemplo, hasta que supera el periodo de prueba. Es decir, con este primer contacto podemos generar motivación a los nuevos empleados, a la vez que les facilitamos la metodología y los conocimientos específicos de la empresa. Eso sí, la particularidad de que esta bienvenida se produce en remoto, en un entorno digital. No obstante, independientemente del canal usado, se trata de un momento que tradicionalmente las empresas cuidan mucho con un claro objetivo en mente: enamorar a primera vista al candidato, transmitiendo motivación, orgullo de marca, crecimiento y desarrollo.

¿Cómo planificar el plan de onboarding digital?

No obstante, previamente a incorporar este menú de acciones de onboarding digital a tu caso particular, es necesario que reflexiones ante las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo de tu compañía de cara al onboarding?
• ¿Qué buscas que viva el empleado?
• ¿Cómo estás llevando a cabo las acogidas?
• ¿Qué haces bien y está funcionando?
• ¿Qué no haces tan bien y crees que debes modificar?
• ¿Cuáles son las compañías que quieres tomar como referentes para llevar a cabo tus acciones?

Una vez tengas identificado el punto de partida tras realizar este diagnóstico, es importante organizar y estructurar este momento, definiendo las medidas que vas a llevar a cabo en cada etapa del onboarding digital. También es clave identificar cuáles son los responsables e interlocutores que van a participar en las diferentes fases dentro del onboarding.

¿Qué herramientas puedes usar para desarrollar el onboarding digital?

De la misma forma, hay que evaluar también los aspectos tecnológicos, software, aplicaciones, etc., que debes incorporar para llevarlo a cabo de manera remota y 100% digital. Ten en cuenta que esta interacción será online y, por tanto, tienes que contar con los instrumentos necesarios para que la experiencia resulte satisfactoria para el empleado. 

Si bien las grandes compañías cuentan con herramientas diseñadas ad hoc, en el mercado podemos encontrar diferentes proveedores de software de gestión integral del onboarding. Estas son algunas de las que están a tu disposición:

• Cornerstone
• Bamboo
• SucessFactor
• Workday

Todo ello servirá para hacer un proceso específico y personalizado a la situación concreta de la compañía y del empleado. 

¿Cómo hacer un onboarding digital?

Ahora bien, existen unos “básicos” que todo onboarding digital debe contemplar, y que te detallamos a continuación:

¿Cómo hacer una selección online y digital?

Los procesos de selección comprenden diferentes hitos en los que tanto la empresa como los candidatos, deben buscar la adecuación. Así, con el objetivo de enamorar y a la vez transmitir agilidad y digitalización desde el primero momento, debemos incorporar diferentes herramientas. ¿Cómo llevarlo a cabo?

• Video-entrevistas. Permiten identificar los aspectos claves tanto de la comunicación verbal, como la no verbal. Asimismo, permite flexibilidad al candidato y agilidad de evaluación al entrevistador. Algunas buenas herramientas serían: Easy recrue, Visiotalent y Filmijob. Sin embargo, es importante que, al seleccionar la herramienta a emplear, tengamos en cuenta cómo podremos integrarlo con otro software, ERP o BBDD.
• Pruebas de gamificación o hackathones. Con estas pruebas podemos evaluar el nivel competencial y el dominio de herramientas y aspectos técnicos de los candidatos.
• Entrevistas online. Utilizando herramientas de videollamada, podemos conocer en profundidad al candidato.
• Feedback automático. Se trata de obtener retroalimentación tras cada prueba con la valoración y los siguientes pasos del proceso, puesto que mantener al candidato informado es clave para atraer el interés por el proyecto.

¿Cómo programar un primer día WOW, a pesar de que este día sea teletrabajando?

Durante el primer día, los empleados están expectantes, analizando y evaluando todo lo que acontece. Por ello, y con el objetivo de cumplir esas expectativas y generar un efecto ‘WOW’ en tu empleado, es importante que se planifiquen las primeras jornadas. ¿Qué aspectos debes tener en cuenta? 

• Proporciona un kit onboarding. Esto incluye el material necesario para poder desempeñar su rol profesional (ordenador, teléfono, contraseñas, etc.). Este es un aspecto esencial. Por tanto, si no lo recibe, puede generar un gran ‘ouch’. Si además le queremos dar un “toque” de cercanía y orgullo de marca, podríamos aprovechar el paquete para incluir merchandising o uno o varios productos de la compañía.
• Facilita en el primer día toda aquella información y documentación que sea de interés para el nuevo empleado. Por ejemplo, puedes entregarle el organigrama, los correos electrónicos de las personas con las que necesitará ponerse en contacto, etc.
• Emplea chatbots y otros canales a través de los cuales el empleado pueda comunicarse con la organización y preguntar aquellas dudas de carácter organizativo y corporativo que le vayan surgiendo.
• Para la firma del contrato, habilita herramientas digitales que posibiliten la rúbrica. Por ejemplo, Signaturit o Viafirma te ayudarán en esta tarea.
• Planifica una reunión con el manager. La misión será presentar los objetivos del equipo, los proyectos que se están llevando a cabo y especificar cuál será el papel del nuevo miembro dentro de los mismos.
• Organiza también una reunión de equipo. A pesar de que no pueda conocer a sus compañeros y tomar un café con ellos durante el primer día, es relevante que el nuevo empleado perciba que forma parte de un equipo. Por ello, el responsable ha de presentar vía online a los compañeros, y que estos le hagan una introducción de cuáles son las labores y los proyectos que están desarrollando dentro del área.

Una vez superado el primer día, ¿cómo continuar desarrollando una buena experiencia de onboarding digital?

Durante las primeras semanas es relevante asegurarse de llenar la agenda de los nuevos empleados. ¿Qué nos puede ayudar a conseguirlo?

1. Planificar diferentes charlas, reuniones y actividades orientadas a transmitir la compañía, así como la cultura corporativa, la metodología y las herramientas para su desempeño. Para llevarlo a cabo podremos emplear webinar o gamificaciones, entre otras herramientas.
2. Convocar al nuevo empleado a reuniones de proyectos e ir introduciéndolo en las rutinas diarias. Esta incorporación ha de ser paulatina, organizada y controlada. Podemos ayudarnos de herramientas de planificación de equipos como Trello o Asana.
3. Realizar reuniones de seguimiento, tanto por parte del manager -encargado de dar las vías para el desarrollo, crecimiento y formación-, como por parte de Recursos Humanos.

Ahora bien, ya que vamos a realizar un onboarding en remoto, hagámoslo 100% digital. Para ello, debemos servirnos de un software que nos permita gestionar una experiencia dirigida y planificada y, a su vez, cercana y personalizada. Un claro ejemplo son las compañías que ya incorporan un campus específico para los nuevos miembros en los que puedan tener a su disposición material de interés: video presentaciones de la dirección, una guía de la oficina y otros materiales que potencien la experiencia de los primeros momentos de relación entre el empleado y la compañía.

En definitiva, si algo está claro es que hemos tenido que hacer frente a una digitalización acelerada de todas las áreas de negocio. Desde el Departamento de Recursos Humanos, también. Ayudémonos de las herramientas y software que el mercado nos facilita, sin olvidarnos de cuál es nuestro objetivo y el propósito de tan importante momento del journey del empleado.