Checklist de un proceso de onboarding para empresas

El onboarding en una empresa: ¿Por qué es importante?

La finalidad de cualquier onboarding es proporcionar una transición fluida y acogedora para los nuevos miembros del equipo. Es un aspecto muy relevante, ya que no solo facilita su adaptación, sino que también contribuye a su compromiso y rendimiento a largo plazo. 

Además, la experiencia nos dice que hay dos momentos clave que una persona jamás olvida en su carrera profesional. Uno es el primer día en su nuevo trabajo y otro es el último. Es por ello que tanto el onboarding como el offboarding son dos de los procesos que más debemos cuidar especialmente. 

A continuación, veremos, paso a paso, cómo llevar a cabo un proceso de onboarding exitoso:  

1. Preonboarding: Antes del primer día

Antes de que el nuevo empleado comience oficialmente su trabajo, es importante realizar una serie de preparativos para asegurar un arranque efectivo. Entre estos preparativos encontramos: 

✅ La oferta de trabajo 

Desde el momento en que se hace la oferta de trabajo, es crucial mantener una comunicación clara y constante con el nuevo empleado para proporcionar información relevante sobre el puesto y la empresa. De hecho, desde el principio podemos tener en cuenta ciertos detalles que impacten directamente en los resultados; por ejemplo, incluir la propuesta de valor como parte de la oferta de empleo aumenta +11pp. la experiencia del empleado. 

✅ El proceso de selección

Durante el proceso de selección, es útil proporcionar al candidato una visión general de la cultura y filosofía de la empresa y las expectativas del puesto para que pueda empezar a familiarizarse con ellas. Además, la agilidad será nuestra principal aliada; si tras realizar las entrevistas, tardamos menos de una semana en dar respuesta, frente a si tardamos 3 semanas, la experiencia aumenta +1,2pp.

✅ Preparar la documentación administrativa

Es importante tener todos los documentos administrativos listos para que el nuevo empleado los complete el primer día, evitando así retrasos innecesarios.

✅ Preparar el espacio de trabajo

Asegurarse de que el espacio de trabajo del nuevo empleado esté listo y equipado con todos los recursos necesarios para que pueda comenzar a trabajar de inmediato.

✅ Definir quiénes serán los mentores

Designar a compañeros que actuarán como mentores para el nuevo empleado, brindándole orientación y apoyo durante sus primeros días. De esta manera lograremos un proceso de integración mucho más efectivo. 

✅ Informar al equipo 

Comunicar al equipo la llegada del nuevo miembro y proporcionar detalles sobre su rol y responsabilidades para que puedan darle la bienvenida de manera apropiada. Una acción que a menudo las empresas pasan por alto, pero que fomenta un buen clima laboral y de transparencia entre el equipo. 

✅ Mail de bienvenida

Enviar un correo electrónico de bienvenida personalizado al nuevo empleado, proporcionando información útil sobre el primer día, así como recursos adicionales que puedan ser de ayuda.

Cada paso es crucial para garantizar que el empleado se sienta bienvenido, informado y equipado para comenzar su trayectoria laboral de manera fluida. La comunicación clara y constante, tanto con el nuevo empleado como con el equipo existente, desempeña un papel fundamental en este proceso, facilitando la transición y creando un ambiente de trabajo colaborativo desde el primer día. 

En conclusión, el preonboarding es una fase para establecer las bases de una integración exitosa en la empresa y además de establecer las bases para una experiencia laboral positiva y productiva desde el principio. 

 2. Onboarding: El primer día

El primer día del nuevo empleado es crucial para establecer una impresión positiva y sentar las bases para una integración exitosa en la empresa.

 Es importante que, al menos, tengas muy en cuenta alguno de los siguientes pasos:

• Recepción y bienvenida de empleados: dar la bienvenida al nuevo empleado con una recepción cálida y amigable, presentándolo al equipo y mostrándole las instalaciones.
• Introducción al equipo y presentación de mentores (si los hubiera): facilitar las presentaciones entre el nuevo empleado y los miembros del equipo, así como con sus mentores designados, para que pueda comenzar a establecer relaciones de trabajo.
• Presentación de la cultura corporativa, valores, etc.: proporcionar al nuevo empleado una visión general de la cultura de la empresa, los valores y la misión de la empresa, ayudándolo a comprender su papel dentro de la organización.
• Entrega de los recursos y herramientas para el trabajo: asegurarse de que el nuevo empleado tenga acceso a todos los recursos necesarios para desempeñar su trabajo de manera eficiente.
• Establecer los objetivos iniciales: discutir y establecer los objetivos iniciales del nuevo empleado para los primeros días o semanas, brindándole claridad sobre lo que se espera de él.

En definitiva, la introducción a la cultura empresarial y la claridad en los roles y expectativas proporcionan al nuevo miembro la base necesaria para comprender su papel y contribuir de manera efectiva desde el primer día. Un onboarding eficaz no solo da la bienvenida al nuevo empleado, sino que también establece las bases para un crecimiento y éxito continuos dentro de la empresa.

3. Postboarding: Primera semana

Una vez que el nuevo empleado ha pasado su primer día, es importante continuar brindándole apoyo y orientación durante sus primeros días en la empresa.

• Programas de formación y capacitación continua: ofrecer programas de formación y capacitación para ayudar al nuevo empleado a desarrollar las habilidades necesarias para tener éxito en su rol. Si lo vemos con datos, tener un plan de formación claro, información útil y recibir feedback aumenta +10pp. la Experiencia de Empleado.
• Integración al equipo: fomentar la integración del nuevo empleado en el equipo, involucrándolo en actividades y proyectos colaborativos desde el principio.
• Presentar las diferentes áreas de la empresa: permitir al nuevo empleado explorar y conocer las diferentes áreas y funciones de la empresa para tener una comprensión más amplia de su entorno de trabajo.
• Calendarizar el seguimiento de los objetivos: establecer reuniones periódicas para revisar el progreso del nuevo empleado y ajustar los objetivos según sea necesario.

En conclusión, el postboarding, proporciona al empleado las herramientas necesarias para desarrollar sus habilidades y alcanzar el éxito en su rol representando un compromiso continuo de la empresa con el desarrollo y la adaptación del nuevo empleado, sentando así las bases para una trayectoria laboral exitosa y satisfactoria. 

4. Primer mes tras el onboarding

Durante el primer mes tras el proceso de onboarding, es importante seguir apoyando y guiando al nuevo empleado para garantizar una transición exitosa.

• Evaluación del progreso del empleado: evaluar el progreso del nuevo empleado y proporcionar retroalimentación constructiva sobre su desempeño y adaptación a su nuevo rol.
• Feedback recíproco entre ambas partes: fomentar una comunicación abierta y transparente entre el nuevo empleado y su supervisor, brindándole la oportunidad de expresar sus inquietudes y recibir orientación.
• Planificación del desarrollo: trabajar con el nuevo empleado para establecer un plan de desarrollo personalizado que lo ayude a alcanzar sus metas profesionales a largo plazo.

A continuación, os facilitamos de forma gratuita la checklist definitiva de cualquier plan de onboarding. Con esta lista de verificación podrás ir tachando cada una de las acciones y organizar de forma efectiva las acciones y los tiempos.

Al seguir esta checklist, paso a paso, las empresas pueden proporcionar a sus nuevos miembros del equipo la mejor oportunidad para prosperar y contribuir al éxito organizacional.

Los mejores procesos de onboarding según Lukkap

Desde Lukkap, como consultora especializada en la transformación de empresas y personas, hemos identificado y destacado algunos de los mejores ejemplos de procesos de onboarding en diversas organizaciones. A continuación vamos a presentar algunos ejemplos que esperamos que sean de utilidad. 

• Netflix: Netflix es conocida por su cultura centrada en la libertad y la responsabilidad y su onboarding se adapta a esta filosofía, permitiendo a los empleados explorar y aprender a su propio ritmo mientras se integran en la empresa. 
• Slack: Slack, la plataforma de comunicación empresarial, ofrece un onboarding intuitivo y amigable y basa su enfoque en la simplicidad y en la interacción directa con las funciones clave del producto. Puedes verlo con más detalle desde aquí. 
• Duolingo: Duolingo, la conocida aplicación de aprendizaje de idiomas, tiene un onboarding gamificado en el que los usuarios aprenden mientras avanzan en el proceso, lo que aumenta el “engagement” y la motivación. Puedes verlo con más detalle aquí. 
• Canva: Canva, la herramienta de diseño gráfico, ofrece un onboarding visual y paso a paso en la que los usuarios exploran las diferentes funcionalidades y crean diseños desde el comienzo. Puedes verlo con más detalle aquí. 

Como expertos en experiencia de empleado y tras acometer diferentes procesos de redefinición del onboarding, consideramos que los mejores son aquellos que llevan a cabo acciones como:

🔵 Crear la figura del “Buddy” (compañero en inglés) persona que se asegura de que:  

– la nueva incorporación esté acompañada físicamente en la oficina por alguien del equipo durante los primeros días.

– le presente en la reuniones formales e informales al resto del equipo.

– sea su referente para resolver dudas, no tanto técnicas, pero sí del día a día y de la cultura de la empresa.

🔵 Trabajar muy bien el preonboarding, queríamos reducir esa incertidumbre que todos, en mayor o menor medida, hemos sentido antes de incorporarnos a una nueva empresa: ¿Quién me recibirá? ¿A qué hora tengo que ir? ¿Qué haré el primer día? ¿Comeré solo?

Para ello, además de cuidar el proceso de selección, mantener la comunicación continua tras la aceptación de la oferta de trabajo, enviar un email de bienvenida, preparar los recursos necesarios… aconsejamos presentar a su “Buddy” y mandar previamente la agenda detalla de su primer día: reuniones con su responsable, su “Buddy”, otras áreas de negocio y administración para la revisión y posterior firma electrónica del contrato, entre otras reuniones.

🔵 Mejora continua: desde el departamento de recursos humanos aconsejamos organizar reuniones con las nuevas incorporaciones al mes y medio, o dos meses, de su llegada para obtener feedback directo de cómo se han sentido en su primer día y primeras semanas, así como, en qué podemos ayudarles para que se sienten cómodos en la empresa y conocer los aspectos a mejorar del proceso de incorporación.

“Compañías que han llevado a cabo estos tres pasos, han logrado un 100% de cumplimiento de los hechos definidos como una experiencia Wow en el onboarding de Lukkap, lo que supuso que el grado de cumplimiento de los hechos de este momento aumentaran en unos 40 puntos de media”. Según el IV Índice de Medición de Experiencia de Empleado en España.

Por último, no queríamos dejar de responder una pregunta frecuente que suelen hacernos los clientes. ¿Es posible hacer un onboarding en una modalidad híbrida de trabajo o en un entorno 100% digital? La respuesta es sí, ¡por supuesto! En estos casos te recomendamos que leas con atención el siguiente artículo “Onboarding digital: cómo recibir a un empleado en remoto”.